06 22 23 06 49 mail@margatintel.nl

Als ondersteuner voor het MKB, Stichtingen en Vrijwilligersorganisaties kwam ik regelmatig tegen dat men door de grote diversiteit van de taken geen inzicht en controle meer heeft over de werkzaamheden. Als back-office medewerker, PA of secretariaatsmedewerker ben je de spin in het web van de organisatie. Je hebt veel terugkerende en ondersteunende taken en daarnaast vaak acute problemen die opgelost moeten worden.

Tip 1. De meest bekende tip: Houd je Sociale Media tijdens je werkdag dicht of zet je meldingen uit

Wetenschap vertelt ons dat je niet kan multitasken en alles even goed doen, focus daarom steeds op één taak. Elke onderbreking kost je rond de 20 minuten om weer gefocust te zijn op je oorspronkelijk taak. Volgens onderzoeken zorg afleiding voor meer stress, een slecht humeur en een lagere productiviteit.
Toch op de hoogte blijven? Plan vaste tijden in dat je je telefoon en sociale media bekijkt.

Tip 2. Maak een vaste dagplanning

Dit geeft structuur en richting aan je dag. Begin bijvoorbeeld met je mailbox. Behandel de mails die je in één minuut kan afwerken direct. Denk hierbij aan agendaverzoeken, korte vragen van collega’s etc. Lees de ander mails door en hang daar eventueel een taak aan met een prioriteit en/of deadline. Kijk daarna in je Agenda wat er die dag gepland staat. Neem vervolgens je Takenlijst door en kijk of de prioriteiten nog kloppen.

Neem gedurende dag korte pauzes. Loop een rondje door het kantoor, ga een kopje koffie halen. Dit is beter voor je hoofd en voor je lijf. Eindig de dag met een kleine evaluatie van je dag. Kijk nog even kort naar je Takenlijst en kijk in je Agenda wat er voor morgen staat. Dit geeft je een voldaan gevoel en je gaat met een rustig hoofd naar huis. Je kunt dan alles loslaten, want je hebt overzicht.

Tip 3. Het maken van een takenlijst met prioriteiten en deadlines

Hierdoor heb je duidelijk wat er nog gedaan moet worden en wat haast heeft. Dit geeft je rust, tenslotte hoeft niet alles vandaag af. Hoe bepaal je nu wat de prioriteiten in je werkzaamheden zijn? Daarvoor is onderstaand schema heel handig.

Belangrijke en dringende taken

Dit zijn taken en werkzaamheden die onmiddellijke aandacht vragen. Bijvoorbeeld incidenten, deadlines, noodgevallen, apparatuur dat het begeeft etc. 

Het gevaar hier is, dat je al je aandacht op deze werkzaamheden richt waardoor de andere taken blijven liggen.

Belangrijke en niet dringende taken

Dit zijn taken die te maken hebben met het bereiken van je eigen doelen. Voorbeelden van taken hier zijn: uitvoeren van geplande werkzaamheden, netwerken, planning, administratie, zelfontwikkeling, zelfreflectie en het opruimen van je bureau. Hoe meer je je richt op dit kwadrant, hoe minder taken bij de dringende taken terechtkomen en hoe minder stress je hebt.

Onbelangrijke en dringende taken

Hierbij gaat het vooral om onnodige onderbrekingen, telefoontjes en/of mailtjes, onverwacht bezoek en (onbelangrijke) vergaderingen.
Wanneer je druk bent met activiteiten ben je vooral bezig met dringende zaken voor anderen. Je loopt het risico je eigen prioriteiten uit het uit het oog te verliezen. Dit kan je voorkomen door vaker “nee” te zeggen, te delegeren en door praktische oplossingen zoals doorschakelen van je telefoon, niet doorlopend je mail te checken etc.

Onbelanrijke en niet dringende taken

Het gaat om activiteiten die niet bijdragen aan de realisatie van je eigen doelstellingen. Zoals surfen op het internet, dagdromen, overmatig checken van je email. Deze taken worden vaak misbruikt om belangrijker zaken uit te stellen of om even op adem te komen. Je kunt dan beter kiezen voor “onderhoudsactiviteiten” van belangrijke en niet dringende taken

Moet ik dit nu doen? Nog een methode die je kan helpen bij het bepalen van je prioriteiten

De truc bestaat er uit dat je jezelf deze vraag vijf keer stelt en daarbij de klemtoon steeds op een ander woord legt. Beantwoord je de eerste (of een volgende) vraag met ‘nee’, dan hoef je de overige vragen niet meer te beantwoorden en kun je de klus naast je neerleggen of aan een ander overlaten.

Tip 4. Getting Thins Done (GTD)

Een productiviteitsmethode die je helpt je te concentreren op wat op dit moment het belangrijkste voor je is. GTD geeft je controle over je werk en leven en helpt je met volle aandacht dat te doen waar je op dit moment voor kiest. Ik zal kort hieronder een toelichting geven maar het beste kan je hier een gratig minitraining aanvragen. Of je kunt hier het document met inzichten en tips downloaden.

Verzamelen en vastleggen

Wat je moet doen om alles wat je wilt, moet of kunt doen uit je hoofd te krijgen.
Als je je acties en afspraken hebt vastgelegd, ben je niet meer afhankelijk van je hoofd om ze te onthouden.
Neem na een drukke bespreking of een ingewikkeld gesprek de tijd om alle acties en zaken waar je iets mee moet toe te voegen aan jouw verzamelplek. Blijf even zitten en schrijf alles wat je nog in je hoofd hebt leeg. Deze zaken horen niet in je hoofd, want dan denk je er vast op de verkeerde momenten aan. Verzamel ze! Zorg dat je regelmatig dat wat je verzamelt verwerkt. Noteer in je agenda daat je je notitieboek bijwerkt of maak er een gewoonte van dat te doen voor je de dag afsluit.

Beslis

Dat wat je verzameld hebt, had om de één of andere reden je aandacht. Door te gaan beslissen, bepaal je of je er iets mee gaat doen.
Misschien zag je een leuke cursus Spaans en heb je de website genoteerd. Nu je er nog eens over nadenkt, heb je genoeg aan je hoofd met je huidige studie en beslis je de cursus een jaartje te parkeren.

Als je de Gewenste Uitkomst scherp hebt, kun je bepalen hoe je daar gaat komen. De volgende vraag is dan ook: wat is de eerste stap is die je kunt zetten om te werken aan die Gewenste Uitkomst. We noemen die stap ook wel de Eerstvolgende Actie. Heb je een concrete, scherp afgebakende actie genoteerd, dan is de kans veel groter dat je die gaat doen, dan wanneer er ‘Cursus’ op je actielijst staat.

Organiseer

Gebeurt het je wel eens dat je taken die je wil doen in je Agenda zet voor vandaag maar dat je ze ’s avonds (weer?) een dagje door moet schuiven?
Voor taken die je moet doen, is dat niet wenselijk. Voor taken die je wilt doen, kan dat vaak wel. Toch voelt dat niet goed … dat doorschuiven.

Organiseren maakt de eerste stappen van GTD af: verzamel wat je aandacht heeft, scherp aan wat het voor je betekent door er een beslissing over te nemen en zet die beslissing op de juiste plek. Nu hoef je niks te onthouden, want wat je wilt doen staat allemaal op de juiste plek. Alles weg uit je hoofd op een plek die je vertrouwt.

Reflecteer

Als je niet regelmatig bekijkt wat je op al je lijsten hebt staan, dan reageer je al snel op het laatste en het luidste. Elke dag een korte blik op wat je in je Agenda hebt en wat je voor taken hebt, houdt de lijsten actueel en betrouwbaar.

Daarnaast is het Wekelijks Onderhoud een pijler van GTD. Maak het voor jezelf op maat met een checklist van die dingen die jij wekelijks wil controleren.
Zorg dat je na je Wekelijks Onderhoud weer weet wat er allemaal speelt en 100% kunt vertrouwen op je lijsten.

Doe

Een keuze maken uit een lijst vereist dat je die lijst vertrouwt. Je kunt je alleen goed voelen bij wat je niet doet als je weet wat je niet doet.
Een keuze uit een actuele lijst betekent dat je ook ziet wat je niet doet. Het is beter te zien wat je niet doet, dan een actie te doen en het knagende gevoel te hebben dat er nog van alles is dat je ook zou kunnen doen.

Gebruik voor elke taak een context. Een context is het antwoord op de vraag waar je moet zijn om deze taak te kunnen doen. Het is voor je hersenen makkelijker om vier telefoontjes te doen en dan drie e-mails te schrijven, dan telkens tussen bellen en schrijven te wisselen.